Aujourd’hui, les données représentent les ressources les plus importantes pour une entreprise. Il est essentiel de sécuriser et d’optimiser leur utilisation pour chaque projet sensible comme par exemple une reprise d'entreprise. Une solution s’offre alors à vous : la data room ! Découvrez ce que c’est et comment elle peut assurer la sécurité de vos données.
Nous contacter
Une data room virtuelle permet aux utilisateurs de partager et de télécharger des documents et des fichiers en toute sécurité. Cet outil constitue la plateforme en ligne par excellence pour l’organisation d’un processus de due diligence transactionnelle. Il intervient dans le cadre d’opérations comme les cessions d’entreprises, la levée de fonds, les m&a ou fusions-acquisitions, les licences externes…
La vdr protège les informations confidentielles et offre une expérience agréable aux utilisateurs, selon leur profil. Ceux-ci peuvent facilement télécharger des milliers de fichiers, contrôler leur accès, surveiller leur utilisation et collaborer de manière sécurisée. Ce, grâce à des outils conviviaux comme le module de questions-réponses, les annotations de documents, les alertes instantanées... Il s’agit donc d’un logiciel sécurisé qui possède plusieurs fonctionnalités. Pour assurer son efficacité, il convient de privilégier les fournisseurs agréés comme datasite ou intralinks. Le premier est le leader des solutions SaaS dans l’industrie des m&a. Quant à intralinks, c’est un fournisseur mondial de systèmes de collaboration interentreprises et de gestion de contenu.
La data room virtuelle gagne en popularité grâce à l’augmentation des volumes de données, les réglementations de leur confidentialité et les besoins en matière de gestion des risques et de propriété intellectuelle. D’ailleurs, le marché de la virtual dataroom atteint les 1,895 milliard de dollars en 2022 (942,2 millions en 2017).
La sécurité des données fait partie des premiers avantages de la création d’une data room virtuelle. Cette dernière sécurise mieux les informations par rapport à une solution généraliste (box, drive…). En l’utilisant, les projets confidentiels de l’entreprise sont protégés grâce à une interface respectant les normes de sécurité en vigueur. En outre, l’hébergement des données est maîtrisé à l’aide de serveurs sécurisés.
Auparavant, une dataroom était une salle physique assurant le stockage de documents papier. Aujourd’hui, la plupart d’entre elles sont virtuelles. Ce qui offre un niveau de sécurité plus élevé, voire personnalisé selon les spécificités des clients de l’entreprise. Cela fait partie des fonctionnalités essentielles, notamment dans le cadre d’une m&a. En effet, les fusions-acquisitions d’entreprises constituent des opérations sensibles, tout comme les cessions. Au cours de ces transactions, les parties concernées s’échangent diverses informations confidentielles qui nécessitent d’être efficacement protégées. D’où la nécessité des drooms.
L’utilisation d’une virtual data room offre à ses administrateurs un libre accès aux informations confidentielles. Ce qui leur permet de partager des documents de manière différenciée selon le profil de chaque utilisateur.
Toutes opérations entrant dans le cadre d’un processus de due diligence transactionnelle sont enregistrées. Ce qui génère des rapports d’activité illustrant les connexions et les consultations. Il ne faut donc pas négliger ces fonctionnalités lors du choix de votre data room virtuelle. Elles garantissent le traçage de chaque information, permettant ainsi de surveiller son utilisation, mais aussi de déterminer les tendances. C’est pourquoi vous devez vous servir d’un outil efficace et sécurisé. Pour cela, il convient de vous adresser à des fournisseurs agréés, à l’instar de datasite et d’intralinks.
Une gestion optimale de vos données virtuelles figure parmi les avantages de la data room. En effet, il s’agit d’une plateforme en ligne faisant office de référence pour l’organisation d’une due diligence en matière de transaction. Sa mise en place facilite ce type de processus. Tous les utilisateurs, quel que soit leur profil, peuvent bénéficier d’un service d’assistance, disponible à tout moment. Celui-ci est fourni par une équipe d’assistance multilingue assez expérimentée pour mener à chaque étape du processus.
En outre, les data rooms intègrent des outils collaboratifs. Elles sont idéals si les utilisateurs souhaitent accélérer leur travail. Cela étant possible en posant des questions directement sur les documents, en prenant des notes personnelles, en recevant des alertes pour de nouveaux fichiers…
Une data room est un outil sécurisé employé pour partager des documents et des fichiers confidentiels. Elle permet donc de transmettre des informations à des personnes précises et d’éviter de les divulguer à d’autres individus. C’est pourquoi les data rooms virtuelles sont utilisées dans le cadre des m&a, des cessions d’entreprises et d’autres transactions commerciales sensibles.
En fait, une data room améliore la gestion, l’efficacité et la confidentialité du processus de cession pour une entreprise. Elle offre aux consultants une vue organisée de l’information. Ce qui leur permet de travailler discrètement à distance, sans déranger les salariés.
En outre, lors d’une telle acquisition, les data rooms virtuelles aident à détecter les points d’intérêt des repreneurs. Ce, grâce à des accès personnalisés et des fonctionnalités de suivi du temps passé sur chaque document partagé. De même, les data rooms permettent de collecter les questions des auditeurs et de réduire les risques de recours post-acquisition pour le repreneur.
Pour tout processus de due diligence relative à une transaction, une data room est organisée de façon à suivre une structure standard. Elle comprend généralement un nombre déterminé de documents selon la taille de l’entreprise. En tout cas, une data room inclut les sections suivantes :
Comme pour la salle physique, une data room s’adapte à tous types d’entreprises. Elle assure le partage et le stockage des données confidentielles. Ainsi, le choix d’une data room se fait selon sa sécurité et la facilité d’utilisation de son interface. Néanmoins, cela dépend également de vos besoins. Si, par exemple, vous voulez utiliser un outil collaboratif, il faudra choisir la solution proposée par intralinks, un fournisseur de systèmes de collaboration interentreprises. En tout cas, n’hésitez pas à contacter un professionnel en recherche d’entreprises à reprendre ! Celui-ci peut vous servir de guide et vous aider à choisir une data room efficace. Il peut aussi vous accompagner tout au long du projet de reprise.
Les fiches pratiques ont un caractère informatif et ne peuvent engager notre responsabilité. Ces informations sont notamment susceptibles de changer en fonction des évolutions fiscales.
Ces sujets peuvent également vous intéresser: